Regulamin zgłoszeń

Procedura zgłoszeń wewnętrznych dotyczących 

naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa w Urzędzie Miasta w Skarżysku-Kamiennej

 

§1.

1. Niniejsza procedura ma na celu zapewnienie prawidłowej implementacji wytycznych zawartych w ustawie z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Osoby dokonujące zgłoszenia na podstawie niniejszej procedury podlegają ochronie przewidzianej w ustawie przywołanej w ust. 1. Przedmiotową ochroną objęte są także osoby pomagające dokonać zgłoszenia, inne osoby powiązane ze zgłaszającymi, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy lub krewni sygnalistów oraz osoby fizyczne, dla których zgłaszający pracuje lub które są w inny sposób z nim powiązane w kontekście związanym z pracą.

 

§ 2

W związku z przyjęciem niniejszej procedury ustala się następujące definicje:

a) Obowiązany / Podmiot - oznacza Urząd Miasta w Skarżysku-Kamiennej,

b) Pracownik - rozumie się przez to pracownika zgodnie z przepisami prawa pracy, jak również inne osoby wykonujące czynności na rzecz Obowiązanego,

c) Zgłaszający / Sygnalista - rozumie się przez to Pracownika lub inną osobę wykonującą czynności na rzecz instytucji obowiązanej, dokonujących zgłoszenia naruszenia przepisów

d) Naruszenie przepisów - oznacza rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie,

e) Procedura - niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, 

f) Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną Zgłaszającemu informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,

g) Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Obowiązanego lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby u Obowiązanego, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,

h) Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia przepisów, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,

i) Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Zgłaszającemu w Zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,

j) Osoba powiązana ze Zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Zgłaszającego.

k) Kanał zgłoszeń - ustanowiony w Podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,

l) Ujawnienie publiczne- podanie informacji o naruszeniu prawa przez Sygnalistę do wiadomości publicznej,

m) Zespół -   osoby w ramach struktury organizacyjnej Urzędu Miasta w Skarżysku-Kamiennej upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz bezstronne osoby w ramach struktury organizacyjnej upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą oraz przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej. 

n) Zgłoszenie - oznacza dostarczenie do Obowiązanego, we wskazany w niniejszej Procedurze sposób informacji o rzeczywistym lub potencjalnym naruszeniach przepisów.

 

§ 3

1. Osobami uprawnionymi do dokonania zgłoszenia w ramach niniejszej procedury są osoby fizyczne wskazane w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. 

2. Jeżeli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innej procedury (np. antymobbingowej, skargowej) przekazuje się je według właściwości. 

3. Przedmiotem zgłoszenia dokonanego na podstawie niniejszej procedury mogą być wszystkie działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w obszarach określonych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

§ 4

1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonego przez Podmiot elektronicznego systemu o nazwie „Sygnalizuj.pl” będącego jedynym kanałem zgłoszeń, w ramach którego pod adresem https://skarzysko.sygnalizuj.pl/ udostępniony został formularz online do składania Zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde Zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi Zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Podmiot

2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonego w niniejszej Procedurze Kanału Zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w Procedurze.

3. Zgłoszenie w szczególności powinno zawierać:

a) dane osobowe zgłaszającego: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia; 

b) dane osobowe osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy;

c) opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;

d) wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;

e) wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;

f) wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;

g) wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;

h) inne okoliczności istotne dla sprawy.

 

§ 5.

1. Sygnalista przed dokonaniem Zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

2. Podmiot nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowych.

3. W celu rozpatrzenia Zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez Sygnalistę informacji przekazanych w Zgłoszeniu. W takiej sytuacji Podmiot ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.

 

§ 6

1. Przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z Sygnalistą został powierzony Zespołowi wyznaczonemu przez Prezydenta Miasta Skarżyska-Kamiennej osobnym zarządzeniem.

2. Do obowiązków Zespołu  należy, w szczególności:

a) przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie; 

b) wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia;

c) wzywanie osoby zgłaszającej do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania;

d) zapoznanie osoby zgłaszającej naruszenie z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów;

e) utrzymywanie stałego kontaktu z osobą zgłaszającą oraz udzielanie jej informacji o podjętych działaniach następczych; 

f) prowadzenie rejestru zgłoszeń, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo.

3. Po złożeniu Zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania Zgłoszenia.

 

§ 7

1. Po otrzymaniu i potwierdzeniu Zgłoszenia pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie pracownik o którym mowa w ust. 1 ma prawo zwrócić się do Sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.

2. Zespół może odstąpić od rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy Zgłoszenie jest sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

3. Jeśli przedmiotem Zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić Zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie, Zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.

4. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter Zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może być zostać powołany jako członek Zespołu w przypadku, kiedy jest osobą należącą do struktury organizacyjnej Podmiotu. W takim wypadku Podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy Ekspert nie należy do struktury Podmiotu,  nie jest on członkiem Zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu, ani żadne informację pozwalające na ustalenie tożsamości Sygnalisty, czy osób wskazanych w Zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.  

5. W przypadku, gdy w skład Zespołu wchodzi osoba, której dotyczy Zgłoszenia, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania Zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka Zespołu Podmiot wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia Zgłoszenia, jeśli inni członkowie Zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć Zgłoszenia.

6. Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). 

7. Zespół chroni Sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie Sygnaliście, powiązane z Sygnalistą czy pomagające mu dokonać Zgłoszenia.

8. W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Zespół ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności wymienionymi w Zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa. 

9. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.

 

§ 8

1. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Zespół podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy Zgłoszenie okaże się niezasadne. 

2. W ramach działań następczych Zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne wobec osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu dochodzenie roszczeń w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. 

3. Zadaniem Zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości. 

4. Decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego Zespołu.

5. W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia Zgłoszenia Zespół przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody tych działań. W przypadku nieprzekazania Sygnaliście potwierdzenia Zgłoszenia, termin wskazany w zdaniu pierwszym liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

 

§ 9

1. Zakazane jest podejmowania jakichkolwiek działań bądź groźby czy próby takich działań odwetowych zmierzających do utrudnienia Sygnaliście, osobie powiązanej z Sygnalistą lub osobie, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez Sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.

2. Zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego Zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości Sygnalisty.

3. Osoby wskazane w ust. 1 powyżej uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Zespołu o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.

4. Sygnalista oraz osoby wskazane w ust. 1 powyżej, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:

a) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub

b) zadośćuczynienia.

5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§ 10

1. Tworzy się rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości Zgłaszającego oraz osób związanych z daną sprawą, w formie pisemnej, w tym elektronicznej.

3. Rejestr zgłoszeń zawiera:

a) numer zgłoszenia;

b) przedmiot naruszenia prawa;

c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d) adres do kontaktu sygnalisty;

e) datę dokonania zgłoszenia;

f) informację o podjętych działaniach następczych;

g) datę zakończenia sprawy.

4. Dostęp do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych przysługuje wyłącznie: 

a) Prezydentowi Miasta Skarżyska-Kamiennej;

b) pracownikom posiadającym pisemne upoważnienie Prezydenta Miasta Skarżyska-Kamiennej;

c) innym zobowiązanym do zachowania poufności pracownikom służbowo zaangażowanym w proces merytorycznego wyjaśniania sprawy z zakresu naruszeń – ale wyłącznie w zakresie spraw, w których brali udział (dostęp do wyciągu z rejestru), bez danych osobowych (dane osobowe udostępniane są tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Prezydenta Miasta); 

d) organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia. 

 

§ 11

1. Dane osobowe Zgłaszającego, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

2. Obowiązany przechowuje dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu, przez okres prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do usunięcia konsekwencji ustalonych nieprawidłowości i pociągnięcia do odpowiedzialności osób zaangażowanych w zidentyfikowane działania, gdyby wymagały tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie krócej jednak niż 3 lata od dnia dokonania Zgłoszenia.

3. Obowiązany uniemożliwia dostęp do danych osobowych Zgłaszającego, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podmiotom do tego nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. 

4. Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy Zgłoszenie, pkt 4 powyżej nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

6. Obowiązany po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Obowiązanego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

 

§ 12

1. Kto  uniemożliwia lub istotnie utrudnia innej osobie dokonanie Zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli osoba ta stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Kto podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli osoba podejmująca działania odwetowe działa w sposób uporczywy podlega karze pozbawienia wolności do 3 lat.

3. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

4. Kto dokonuje Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.